1.通知和决定的产生
1.1 通知和决定
在专利申请的审批程序、复审程序、无效宣告程序以及专利法及其实施细则规定的其他程序中，审查员根据不同情况，将作出各种通知和决定。这些通知和决定主要包括：专利申请受理通知书、审查意见通知书、补正通知书、手续合格通知书、视为撤回通知书、恢复权利请求审批通知书、发明专利申请实质审查请求期限届满前通知书、缴费通知书、费用减缓审批通知书、发明专利申请初步审查合格通知书、发明专利申请公布通知书、发明专利申请进入实质审查阶段通知书、授予发明专利权通知书、授予实用新型专利权通知书、授予外观设计专利权通知书、办理登记手续通知书、视为放弃取得专利权通知书、专利权终止通知书、驳回决定、复审决定书、无效宣告请求审查决定等。
1.2通知和决定的撰写
撰写通知和决定应当符合专利法及其实施细则和本指南的有关规定。
除本指南中其他章节作出专门规定之外，通知和决定一般应当包括：收件人信息、著录项目、通知或者决定的内容、署名和/或盖章、发文日期。其中：
（1）收件人信息包括：收件人地址、邮政编码、收件 人姓名。
（2）著录项目包括：申请号 （或专利号）、发明创造名称、全体申请人 （或专利权人） 姓名或者名称，如果是无效、中止程序中的通知书，还应当包括全体请求人的姓名或者名称。
（3）通知、决定的内容包括：通知或者决定的名称及正文。在作出不利于当事人的通知或者决定时，应当说明理由，必要时指明后续法律程序。
（4）署名和/或盖章：通知和决定应当有审查员署名或者盖章；需要审核的，还应当由审核人员署名或者盖章；发出的通知和决定均应当加盖国家知识产权局或者国家知识产权局专利复审委员会审查业务用章。
2.通知和决定的送达
细则 4
2.1送达方式
2.1.1邮 寄
邮寄送达文件是指通过邮局把通知和决定送交当事人。除另有规定外，邮寄的文件应当挂号，并应当在计算机中登记挂号的号码、收件人地址和姓名、文件类别、所涉及的专利申请号、发文日期、发文部门。邮寄被退回的函件要登记退函日期。
2.1.2直接送交
经专利局同意，专利代理机构可以在专利局指定的时间和地点，按时接收通知和决定。特殊情况下经专利局同意，当事人本人也可以在专利局指定的时间和地点接收通知和决定。
除受理窗口当面交付受理通知书和文件回执外，当面交付其他文件时应当办理登记签收手续。特殊情况下，应当由当事人在申请案卷上签字或者盖章，并记录当事人身份证件的名称、号码和签发单位。
2.1.3电子方式送达
对于以电子文件形式提交的专利申请，专利局以电子文件形式向申请人发出各种通知书、决定和其他文件的，申请人应当按照电子专利申请系统用户注册协议规定的方式接收。
2.1.4公告送达
专利局发出的通知和决定被退回的，审查员应当与文档核对；如果确定文件因送交地址不清或者存在其他原因无法再次邮寄的，应当在专利公报上通过公告方式通知当事人。自公告之日起满一个月，该文件视为已经送达。
2.2收 件 人
2.2.1当事人未委托专利代理机构
当事人未委托专利代理机构的，通知和决定的收件人为请求书中填写的联系人。若请求书中未填写联系人的，收件人为当事人；当事人有两个以上时，请求书中另有声明指定非第一署名当事人为代表人的，收件人为该代表人；除此之外，收件人为请求书中第一署名当事人。
2.2.2当事人已委托专利代理机构
当事人委托了专利代理机构的，通知和决定的收件人为该专利代理机构指定的专利代理人。专利代理人有两个的，收件
人为该两名专利代理人。
2.2.3其他情况
当事人无民事行为能力的，在专利局已被告知的情况下，通知和决定的收件人是法定监护人或者法定代理人。
细则 4
2.3送 达 日
2.3.1邮寄、直接送交和电子方式送达
通过邮寄、直接送交和电子方式送达的通知和决定，自发文日起满十五日推定为当事人收到通知和决定之日。对于通过邮寄的通知和决定，当事人提供证据，证明实际收到日在推定收到日之后的，以实际收到日为送达日。
2.3.2公告送达
通知和决定是通过在专利公报上公告方式通知当事人的，以公告之日起满一个月推定为送达日。当事人见到公告后可以向专利局提供详细地址，要求重新邮寄有关文件，但仍以自公告之日起满一个月为送达日。
3.退件的处理和文件的查询
3.1退件的处理
邮寄退回的通知和决定由发文部门作计算机登录，再转送相关部门进行处理。
处理退件首先应当根据申请文档中申请人、专利代理机构提供的各种文件进行分析，查清退件的原因。能够重新确定正确地址和收件人的，更正后重新发出。
退件经过处理仍无法邮寄或者再次被退回时，根据通知和决定的性质，必要时采用公告的方式送达当事人。
退件 （连同信封） 应当存档。
3.2文件的查询
当事人陈述未收到专利局的某一通知和决定的，应当由退件处理部门进行查询。查询首先在专利局发文部门进行，查询结果 （包括通知和决定的发文日期、挂号号码和收件人） 应当由退件处理部门通知当事人。
当事人需要进一步了解送达情况的，应当办理邮路查询手续，由发文部门通过当地邮局查询收件人所在邮政部门。查询结果表明未送达的责任在专利局或者邮局的，应当按照新的发文日重新发出有关通知和决定；查询结果表明未送达的责任在收件人所在单位收发部门或者收件人本人及其有关人员的，专利局可以根据当事人的请求重新发出有关通知和决定的复印件，但不得变更发文日。
邮路查询时效为十个月，自发文日起计算。